ERP چیست و نقش آن در کسب و کار آنلاین چیست؟
ERP مخفف عبارت لاتین Enterprise resource planning یا همان سیستم برنامهریزی منابع سازمان است. منابع میتواند شامل نیروی انسانی، مواد اولیه، سرمایه، دارایی و هر آنچه سازمان در اختیار دارد، باشد.
یکی از ویژگیهای نرمافزار ERP این است که بر پایگاه داده اشتراکی استوار است. این پایگاه داده، مجموعهی جامعی از اطلاعات است که هر کسبوکاری برای مدیریت فرآیندهای اساسیاش (از حسابداری و مدیریت مالی تا مدیریت موجودی کالا، تولید، سفارشات و منابع انسانی) به آن نیاز دارد.
با استفاده از چنین دادههایی است که سیستم ERP ماژولهای مختلفی ایجاد و از این طریق، گردش کاری سازمان را خودکار و یکپارچه میکند، عملیات را پیگیری و تحلیل میکند و در نهایت باعث میشود فرآیند تصمیمگیری در سازمان سریعتر و هوشمندانهتر باشد.
ERP یک بسته نرمافزاری کاربردی درون سازمانی، جامع و سازماننگر، ماژولار، استاندارد و شامل یک مجموعه از ماژولهای یکپارچه، آماده راهاندازی، از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده ولی قابل تنظیم و پیکربندی بر اساس نیازهای پویای سازمانها است.
این راهحل کاملا انعطافپذیر، فرآیندگرا و اطلاعات محور بوده و شامل کلیه فعالیتها و فرآیندهای اصلی و مؤثر در ایجاد ارزش افزوده سازمان است. فرآیندهای از پیش تعریف شده در سیستم بر اساس تجربیات و گزینههای برتر استخراج شدهاند.
در یک تعریف کلی میتوان گفت ERP یک راهحل نرمافزاری است که تمام فعالیتهای واحدهای مختلف سازمان را به طور یکپارچه در یک سیستم نرمافزاری واحد تعریف و ایجاد میکند.
در واقع از طریق سیستم ای آر پی در یک سازمان بین واحدهای مختلف منابع انسانی، مالی، اداری، فروش و … یک نوع یکپارچگی اطلاعات ایجاد میشود. با توجه به تعاریف فوق میتوان دریافت مهمترین ویژگی یک سیستم ERP فرآیندگرا بودن آن یا به عبارت بهتر توجه به فرآیندهای سازمانی در بین حوزههای کارکردی است.
در ویدئو زیر به شکل خلاصه به این موضوع پرداختیم که ERP چیست و در پیشبرد اهداف یک سازمان چگونه میتواند موثر واقع شود. پیشنهاد میکنیم حتما آن را مشاهده کنید.
اصلیترین دلایل خرید یک سیستم ERP چیست؟
همراه با رشد فناوری اطلاعات در سالهای اخیر، بسیاری از کسبوکارها برای حل مشکلات سیستمی خود از راهکار ERP استفاده میکنند. ERP به عنوان یک راهکار موثر نرمافزاری، قادر است با یکپارچهسازی اطلاعات و ایجاد بستری برای موثر کردن فرآیندها، سازمان را در مواجهه با تغییرات کسب و کار توانمند کرده و رقابتپذیری را در حد مطلوبی افزایش میدهد.
شرکتها معمولا به این دلیل سراغ سیستمهای ERP میروند که:
- سیستم فعلی، سهولت مورد انتظار برای مدیریت فرآیندهای کسبوکار را فراهم نمیکند. مثلا یک نرمافزار حسابداری را تصور کنید که توان پردازش حسابهایی با سطوح تفصیلی بیشتر یا متصل کردن آنها به فرایندهای مدیریت موجودی کالا را ندارد.
- با رشد کسبوکار شرکت، لزوم بهکارگیری سیستمی که نیاز کمتری به دخالت مستقیم نیروی انسانی داشته باشد؛ پررنگتر میشود. در نتیجه اعضای تیم میتوانند زمان کمتری صرف کارهایی مانند پاسخگویی به پرسشهای مشتریان کرده و زمان بیشتری صرف رسیدگی به شکایتهای جدیتر مشتریان کنند.
سه مزیت اصلی سیستمهای ERP چیست؟
اما مزایای ERP چیست و چه سودی برای کسبوکارها دارد؟ این مزایا را میتوان در سه دسته کلی تقسیم بندی کرد: اثرات مستقیم و غیرمستقیم آن بر صرفهجویی در هزینهها، فرصتهای افزایش درآمد و بهبود اثربخشی کسبوکار.
- استفاده از سیستم ERP به کاهش مستقیم و غیرمستقیم هزینهها میانجامد.
نرمافزار ERP از چند طریق باعث صرفهجویی در هزینهها میشود. این سیستمها میتوانند با اتوماتیکسازی و ساده کردن برخی فرآیندهای پیچیدهی کسبوکار، از زمان زیادی که صرف انجام کارهای ابتدایی و دمدستی میشود، صرفهجویی کنند.
سیستمهای ERP همچنین کمک میکنند تا فرآیندهای اضافهای که ارزش افزوده ایجاد نمیکنند، حذف شوند؛ عملکرد بخشهای مختلف کسبوکار یکپارچه شود و آگاهی پرسنل و توانمندی آنها برای انطباق بهتر با شرایط افزایش یابد. این ابزارهای برنامهریزی، با پشتیبانی از فرآیندهای استاندارد و تکرارپذیر، میتوانند باعث بهبود کیفیت و کاهش اتلاف زمان شوند.
با جایگزین کردن چندین نرمافزار با یک نرمافزار واحد، تعداد ارتباطاتی که باید با شرکتهای سرویسدهنده داشت، کاهش مییابد و این امر در نهایت باعث کاهش هزینههای خرید لایسنس، یکپارچهسازیهای مورد نیاز، مدیریت برنامههای کاربردی و کاهش نیاز به آموزش پرنسل برای کار با روشها و نرمافزارهای مختلف میشود.
با انتخاب یک سیستم ابری سرویسدهنده وظیفه تجهیز و مدیریت زیرساختها، بهینهسازی و بهروزرسانی سیستم را برعهده دارد، این امر کمک میکند مسئولیتهای پرسنل بخش IT شرکت کاهش یابد.
- باعث خلق فرصتهای افزایش درآمد میشود.
سیستمهای ERP با فراهم کردن زمینهای برای اطمینان از موجودی کافی برای پاسخ به تقاضای مشتریان و بهبود تجربه آنها، احتمال تعامل مجدد هر مشتری با کسبوکار را افزایش داده و باعث رشد فروش میشوند. به کمک ERP، تیمهای مختلف میتوانند با سرعت بیشتری پاسخگوی درخواستهای مشتریان باشند.
دقت پردازش سفارشها و زمان تحویل آن به مشتری بهبود یافته و با ایجاد گزینههایی برای اتوماتیک شدن هرچه بیشتر کارها، مشتریان را قادر میسازد تا هر زمانی که آمادگی لازم را داشتند، خرید کنند.
سیستم ERP با داشتن پایگاه دادهای مرکزی برای ذخیره تمامی دادههای مالی شرکت، مدیران را در شناسایی سودآورترین محصولات و خدمات کسبوکار، بهبود جریان نقدینگی و پیشبینی تقاضای مشتریان یاری میکنند.
- نرمافزار ERP به افزایش اثربخشی کسبوکار کمک میکند.
از مزایای سیستم ERP، بهبود اثربخشی کسبوکار از طریق تسهیل و تسریع همکاری بخشهای مختلف، مشخص کردن بهترین روشهای انجام هر کار، ایجاد اتوماسیون بر مبنای آن و فراهم کردن دادههای در لحظه از عملکرد شرکت به جای جمعآوری دستی دادهها از تیمهای مختلف است.
این سیستمها به مدیران کمک میکنند تا داغترین فرصتها را شناسایی کنند و از آنها در تعیین استراتژیها و اتخاذ تصمیمها استفاده کنند. به کمک ERP، تیمها میتوانند به جای جمعآوری دستی دادهها از منابع مختلفی که قدمت و دقت متفاوتی دارند، دادههای مشابه را با یکدیگر به اشتراک گذارند.
هر سیستم ERP به محض پیادهسازی باید بتواند به بستری برای رشد و تحول کسبوکار تبدیل شود و پیشنهادهای جدیدی برای ورود سریع و آسان به بازارهای جدید ارائه کند.
منبع: همکاران سیستم
تاریخچه ERP چیست؟
برنامههای کاربردی تجاری کامپیوتری در حوزه حسابداری و مالی نخستین بار در دهه ۱۹۶۰ با استفاده از رایانههای بزرگ پدیدار شدند. این برنامههای پیشگام، در مقایسه با فرآیندهای دستی، سریعتر و دقیقتر بودند؛ اما همچنان با هزینههای بالا، محدودیتهای عملکردی و کندی روبهرو بودند. این نواقص منجر به توسعه راهحلهای اختصاصی و مستقل مانند پردازش سفارشهای فروش و برنامهریزی نیازمندیهای تولید (MRP) شدند.
در اواخر دهه ۱۹۹۰، ERP بهعنوان یک مفهوم جدید معرفی شد. این سیستم با ترکیب قابلیتهای MRP II، منابع انسانی، حسابداری پروژه و گزارشگیری کاربر نهایی، تحولی اساسی در بخش فناوری ایجاد کرد و به طیف وسیعتری از صنایع خدمات ارائه داد.
اوایل قرن بیست و یکم، با سرعت گرفتن اینترنت و معرفی ابزارهای توسعه جدید، مجموعههای ERP نیز متحول شدند. معرفی نرمافزارهای مبتنی بر مرورگر، راه را برای نرمافزارهای ابری ERP هموار کرد. این پیشرفت نه تنها دامنه، بلکه عملکرد راهحلهای ERP را هم گسترش داد.
سیستم ERP چیست؟
اجازه دهید به سؤال سیستم ERP چیست، پاسخی شفاف بدهیم. در پاسخ به این سؤال باید گفت EPR (برنامهریزی منابع سازمان) یک نرمافزار جامع است که با یکپارچگی و در نهایت بهینه کردن هر فرایند در کسبوکار به کار میرود. این سیستم شامل ماژولهای مختلفی مانند حسابداری، مدیریت موجودی، مدیریت سرمایه انسانی، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، ردیابی سفارشها و برنامهریزی تولید است. هدف اصلی ERP ارائه اطلاعات بهروز و دقیق برای تصمیمگیری بهتر و ارتقای کارایی عملیاتی سازمانها است.
نرم افزار ERP با تکیه بر یک پایگاه داده اشتراکی، امکان دسترسی و تبادل سریع و دقیق اطلاعات بین واحدهای مختلف سازمان را فراهم میکند. این ویژگی باعث خودکارسازی و یکپارچهسازی گردش کاری، پیگیری و تحلیل عملیات و تسریع فرآیندهای تصمیمگیری میشود. از طریق این سیستم، یکپارچگی اطلاعات بین بخشهای مختلف مانند منابع انسانی، مالی، فروش و غیره به وجود میآید و با حذف نیاز به ورود اطلاعات تکراری، زمان و هزینههای اجرایی به طور قابل توجهی کاهش مییابد.
این سیستم، نرمافزاری انعطافپذیر و فرآیندگرا بوده و میتواند بر اساس نیازهای خاص هر سازمان تنظیم و پیکربندی شود. پیادهسازی ERP به صورتهای مختلفی از جمله استقرار در محل، ابری یا ترکیبی از هر دو انجام میشود که نسخههای ابری بهویژه برای کسبوکارهای کوچک مزیت بزرگی محسوب میشوند. برخی از نسلهای پیشرفتهتر ERP نیز از تکنولوژیهایی مانند هوش مصنوعی (AI)، اینترنت اشیا (IoT) و تحلیل پیشرفته برای تقویت تحول دیجیتال استفاده میکنند.
در نهایت، سیستم ERP با بهبود مدیریت منابع، کنترل خطاها و ارتقای کیفیت خدمات، به کسبوکارها کمک میکند تا در بازار جهانی رقابتپذیری بیشتری داشته باشند و با اطمینان بیشتری به بازگشت سرمایه مناسب دست یابند. این سیستم با فراهم کردن امکان مدیریت بهتر ارتباط با مشتریان و کاهش زمان پردازش و تحویل سفارشها، مسیری هموارتر برای موفقیت کسبوکارها در دنیای امروز فراهم میآورد.
هدف از به کار بردن ERP چیست؟
در پاسخ به سؤال هدف از به کار بردن EPR چیست، باید گفت با توجه به این که به کار بردن نرم افزارهای ERP بر اساس نیازها و الزامات خاص هر سازمان صورت میگیرد، این سیستم در پیگیری فرآیندهای داخلی سازمان و تعامل با مشتریان بسیار مؤثر است. بنابراین اهداف اصلی سیستمهای ERP عبارتند از:
نظارت کامل بر فرآیندهای کسبوکار سازمان به سریعترین و کاراترین حالت ممکن
ارتقای بهرهوری منابع سازمان، بهویژه سرمایه انسانی که باعث خودکارسازی و ساده کردن وظایف روزمره کارمندان میشود و این امر به افزایش شفافیت در سراسر کسبوکار میانجامد.
یکپارچهسازی دادههای ارزشمند بخشهای مختلف سازمان و استفاده از آنها برای اهداف مدیریتی و ارزیابی
تبادل اطلاعات مفید سیستم ERP با سایر راهکارهای سازمانی و تقویت سیستمهای اطلاعات مدیریت، که باعث آزاد شدن زمان تصمیمگیرندگان برای پرداختن به موضوعات مهمتری مانند کارآمدتر کردن نیروی کار و بهبود حاشیه سود میشود.
برنامهریزی منابع سازمان (ERP) با هدف پشتیبانی از عملیاتهای کلیدی مختلف طراحی شده است و به این ترتیب همه اطلاعات و دادههای به کار رفته در یک سیستم را به صورت واحد و یکجا جمعآوری میکند. همچنین استفاده از پایگاه داده مشترک برای ذخیرهسازی دادههای کسبشده از ماژولهای مختلف، یکی از عوامل کلیدی در بیشتر راهکارهای ERP است.
این سیستم امکان مدیریت ملزومات مختلف سیستمهای اطلاعاتی کسبوکار را فراهم میکند و به عنوان سیستم اصلی و اساسی سازمان در نظر گرفته میشود. همچنین این سیستمها با یکپارچهسازی و بهینهسازی دادهها و فرآیندهای مختلف سازمان، بهبود کارایی و بهرهوری را در تمامی سطوح سازمانی تضمین میکنند.
مزایای استفاده از ERP در کسبوکار چیست؟
در واقع استفاده از این روش مزایای بسیاری برای سازمانها دارد که میتواند مسیر رشد و پیشرفت شرکتها را تسهیل کند. این مزایا عبارتند از:
- یکپارچگی فرآیندها
سیستمهای ERP امکان مدیریت یکپارچه فرآیندهای سازمانی را فراهم میکنند که این عامل، هماهنگی و انسجام در تصمیمگیریها و عملکرد سازمان را به دنبال دارد.
- افزایش کارایی
با بهینهسازی و خودکارسازی فرآیندها، زمان و منابع موردنیاز برای انجام وظایف کاهش مییابد و در نهایت کارایی را بهبود میبخشد.
- دسترسی به دامنه اطلاعات وسیعتر
سیستمهای ERP اطلاعات مربوط به بخشها و فرآیندهای مختلف سازمان را در یک پلتفرم مشترک جمعآوری و ارائه میکنند که باعث افزایش دقت و اعتبار اطلاعات میشود.
- تصمیمگیری بهتر
با دسترسی به دادهها و گزارشهای بهروز و تحلیلپذیر، مدیران سازمان میتوانند تصمیمات بهتری اتخاذ کنند و استراتژیهای کسبوکار را بهبود بخشند.
- کاهش هزینهها
افزایش بهرهوری که در نهایت باعث کاهش اشتباهات میشود در این موضوع نقش دارد. کاهش اشتباهات در نهایت به کاهش هزینهها میانجامد.
- پیشگیری از اشتباهات
این سیستمها با فراهم کردن دسترسی دقیق به دادهها و کنترل فرآیندها، به پیشگیری از اشتباهات و مشکلات کمک میکنند.
- تطابق با مقررات
سیستمهای ERP به سازمانها کمک میکنند تا با مقررات و استانداردهای صنعتی تطابق داشته باشند.
- اطلاعات بهروز و همگرا
تغییرات در یک بخش از سازمان به طور خودکار در سایر بخشها نیز منعکس میشود که باعث بهروزرسانی مداوم اطلاعات میشود.
- افزایش تعامل و ارتباط
با بهبود دسترسی به اطلاعات و افزایش تعاملات درونسازمانی، همکاری و اشتراک دانش افزایش مییابد.
- ارتقای تجربه مشتری
با استفاده از این سیستم میتوان اطلاعات مشتریها را بهروز نگهداشت و در نهایت خدمترسانی را بهتر کرد.
- کاهش هزینههای مرتبط با فناوری اطلاعات
استفاده از سیستمهای ERP منجر به کاهش هزینههای مربوط به سفارشیسازی نرمافزارهای کاربردی و آموزش کاربران میشود.
- بهبود مدیریت زنجیره تأمین
سیستمهای ERP با بهبود فرآیندهای مرتبط با تأمین و توزیع کالاها و محصولات، مدیریت زنجیره تأمین را بهبود میبخشند.
- رشد کسبوکار از طریق مدیریت بهتر فرآیندها
با مدیریت بهتر فرآیندهای پیچیده کسبوکار، رشد و توسعه سازمان تسهیل میشود.
- کاهش ریسکهای کسبوکار
سیستمهای ERP با جمعآوری دادهها و فراهم کردن اطلاعات بهتر، به کاهش ریسکهای کسبوکار کمک میکنند.
- نوآوری در کسبوکار
این سیستمها به عنوان یک کاتالیزور برای نوآوری در فرآیندها و فعالیتهای سازمانی عمل میکنند.
- هوش کسبوکار بهینه
با تحلیل دادهها و ارائه اطلاعات ارزشمند، سیستمهای ERP به بهبود هوش کسبوکار کمک میکنند.
این مزایا تنها بخشی از فواید استفاده از سیستمهای ERP هستند که میتوانند به سازمانها در بهبود عملکرد و افزایش بهرهوری کمک کنند.
منبع: چارگون
